La mission consiste nel supportare la Direzione Strategica nei rapporti con l’esterno, curando la predisposizione di atti relativi all’assetto istituzionale, organizzativo e di carattere generale, fornendo assistenza agli organi e agli organismi aziendali, presidiando i processi di adozione degli atti deliberativi, del protocollo e della conservazione documentale e assicurando la necessaria collaborazione nell’attuazione delle determinazioni assunte dalla stessa Direzione.
La SC fornisce, altresì, supporto alla Direzione Strategica:
- nei rapporti con le strutture organizzative aziendale/funzioni sanitarie, sociosanitarie e amministrative, fornendo la propria collaborazione nella definizione di accordi, protocolli, convenzioni, regolamenti, curando direttamente i processi/le procedure e avvalendosi –ove necessario- delle altre strutture organizzative/funzioni aziendali;
- nel monitorare l’emanazione di disposizioni nazionali e statali in materia sanitaria;
- nel gestire, a supporto della Direzione Strategica, ogni tematica connessa ai rapporti istituzionali con le Università, con particolare riguardo all’Università degli Studi di Pavia per la quale la Fondazione rappresenta struttura di riferimento per la formazione degli studenti di area sanitaria, pre e post laurea.
La Struttura si articola in due macro-aree:
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Area Affari generali: si occupa del supporto giuridico-amministrativo e della trattazione degli affari generali e degli adempimenti organizzativi a salvaguardia dei diritti e degli interessi della Fondazione, con particolare riferimento alla:
• gestione dell’archivio e del protocollo della Fondazione, attraverso la ricezione e lo smistamento della corrispondenza e della documentazione pervenuta, la protocollazione in entrata e in uscita, l’archiviazione dei documenti amministrativi, ivi compresa la repertoriazione dei contratti.
• gestione provvedimenti organi istituzionali, attraverso il controllo, la pubblicizzazione e la tenuta degli atti e dei provvedimenti amministrativi della fondazione, presidiando i processi di adozione dei provvedimenti amministrativi;
• gestione di tutta l’attività richiesta in materia di anticorruzione e trasparenza. Il Dirigente assegnato alla SC, infatti, ricopre anche il ruolo di Responsabile Anticorruzione e Trasparenza dell’Ente, con la predisposizione annuale del Piano Triennale per la prevenzione della corruzione e della Trasparenza, il monitoraggio sull’applicazione (all’interno dell’Ente) delle misure di prevenzione, l’implementazione ed il monitoraggio della sezione “Amministrazione Trasparente” del sito web della Fondazione, l’analisi della normativa e delle disposizioni ANAC. In aggiunta ai compiti relativi all’anticorruzione, sussiste anche una competenza in materia di antiriciclaggio in quanto il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza è stato nominato (con determina n° 5/D.G./0422 del 16/05/2019) quale soggetto “Gestore” delle comunicazioni di operazioni sospette di riciclaggio all’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia (UIF) per il quale sarà coadiuvato da un Comitato di Sicurezza Finanziaria.
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Area Affari Istituzionali: cura e gestisce atti e processi relativi all’assetto istituzionale e di valenza strategica per la Fondazione, con particolare riferimento alle seguenti attività:
• supporto alla Direzione Strategica per atti di indirizzo aziendali e rapporti istituzionali con Enti esterni attraverso lo studio e l’analisi della normativa di interesse aziendale, la gestione e la cura delle problematiche a carattere trasversale;
• supporto alla Direzione Strategica relativamente alla gestione dei rapporti convenzionali con l’ Università degli Studi di Pavia finalizzati allo svolgimento dell’attività didattica e scientifica per la disciplina delle attività assistenziali ad esse connesse, a beneficio dei corsi di studio dell’area sanitaria, presidiando in particolare l’iter di attribuzione delle funzioni assistenziali ai docenti universitari in materie cliniche. Con riferimento alla formazione pre laurea, l’Ufficio si occupa del perfezionamento delle convenzioni relative i corsi di laurea nelle professioni sanitarie nonché del presidio dei tirocini degli studenti dei corsi di laurea a ciclo unico e triennali, d’intesa con l’Ateneo. Relativamente alla formazione post laurea, la Fondazione rappresenta sede principale, collegata e complementare per le Scuole di Specializzazione istituite ed attivate dall’Università degli Studi di Pavia e di Milano;
• gestione rapporti convenzionali attivi e passivi, accordi di collaborazione e protocolli d’intesa, attraverso il presidio sia della fase istruttoria in stretta sinergia con la Direzione Strategica ed in collaborazione con le SS.CC. della Fondazione interessate, sia di tutte le attività successive alla stipula delle convenzioni, necessarie alla loro esecuzione (es. sottoscrizione delle parti, repertoriazione degli atti, adempimenti fiscali, atti e comunicazioni conseguenti sia interni che esterni)
• acquisizione atti di liberalità, eredità e legati, attraverso al gestione dell’iter amministrativo di tutti gli atti di liberalità destinati, a vario titolo, alla Fondazione, al fine di sottoporre gli stessi all’accettazione da parte del CDA della Fondazione e di tutta l’istruttoria relativa all’acquisizione di eredità e legati disposti a favore della Fondazione, fungendo da raccordo tra la Direzione Strategica, la Presidenza ed il Consiglio di Amministrazione e coinvolgendo le Strutture a vario titolo interessate per gli aspetti strettamente tecnici ed operativi.
